Yksityisyys ja tietosuoja

Yleistä henkilötietojen keräämisestä työelämässä

• Henkilötietoja ovat kaikki tiedot, jotka liittyvät tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön. 
• Henkilötietojen käsittely tarkoittaa henkilötietojen keräämistä, säilyttämistä, käyttöä, siirtämistä ja luovuttamista. Kaikki henkilötietoihin kohdistuvat toimenpiteet henkilötietojen käsittelyn suunnittelusta henkilötietojen poistamiseen ovat henkilötietojen käsittelyä. 
  
• Työntekijän henkilötietojen käsittelyssä on noudatettava EU:n yleistä tietosuoja-asetusta ja sen kanssa rinnakkain tietosuojalakia ja erityislakina työelämän tietosuojalakia.
• Työnantaja saa käsitellä vain välittömästi työntekijän työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja
• Työnantajan on kerättävä työntekijää koskevat henkilötiedot ensi sijassa työntekijältä itseltään. Jos työnantaja kerää henkilötietoja muualta kuin työntekijältä itseltään, työntekijältä on hankittava suostumus tietojen keräämiseen. 
• Henkilötietojen kerääminen työhön otettaessa ja työsuhteen aikana kuuluvat yhteistoimintamenettelyn piiriin, eli työnantajan on neuvoteltava henkilöstön edustajien kanssa kerättävistä tiedoista sekä uusien henkilötietojärjestelmien käyttöönotosta ja niiden sisällöstä. Myös kameravalvonta työpaikalla ja työntekijän paikantaminen kuuluu yhteistoimintamenettelyn piiriin.

Henkilötietojen kerääminen työsuhteen alussa

Työntekijän henkilö- ja soveltuvuusarviointitestaukset

Työnhakijaa tai työntekijää voidaan testata henkilö- ja soveltuvuusarviointitestein vain, jos hän antaa siihen suostumuksensa.

Testeillä saatavien tulosten on oltava välittömästi kunkin työntekijän työsuhteen kannalta tarpeellisia. Työnantajan tai testaajan on annettava työnhakijalle tai työntekijälle pyynnöstä ja maksutta henkilö- ja soveltuvuusarvioinnissa tehty kirjallinen lausunto. 

Työntekijälle tehtävät testit (huumausaine) 

Työnantajalla on velvollisuus ilmoittaa työnhakijalle hakumenettelyn yhteydessä jo ennen työsopimuksen tekemistä tai työntekijälle ennen työehtojen muuttamista siitä, että on kysymys tehtävästä, jossa pyydetään valituksi tulleelta tai velvoitetaan työntekijä työsuhteen aikana esittämään todistus huumausainetestistä. 

Työnantajalla on oikeus pyytää työtehtävään valitulta henkilöltä todistus huumausainetestistä vai tietyissä tilanteissa, kuten jos työtehtävät edellyttävät hyvää reagointikykyä sekä työtehtävien suorittaminen huumeiden vaikutuksen alaisena tai niistä riippuvaisena voi vaarantaa työntekijän tai toisen henkeä. Lisäsi työnantajalla on oikeus pyytää todistus kun työnhakijan on tarkoitus hoitaa tehtävää, joissa edellytetään erityistä luottamusta tai työhön olennaisesti kuuluu alaikäisten kasvatusta.

Työnhakijalla ei ole velvollisuutta toimittaa todistusta. Työnantaja voi kuitenkin jättää työhönottoharkinnassa ottamatta huomioon työnhakijan, joka ei toimita sille todistusta. Valinta tehdään käytännössä useimmiten ehdollisena siihen saakka, kunnes tehtävään valittu on toimittanut todistuksen. Virkamiehillä ja viranhaltijoilla todistuksen toimittaminen voi olla virkaan nimittämisen edellytys.

Rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyvien tietojen käsittely

Alaikäisten kanssa työskentelemään valittavien henkilöiden rikostaustaa voidaan selvittää laissa erikseen säädetyin edellytyksin (laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä).

Henkilötietojen kerääminen työsuhteenaikana

Työntekijän luottotiedot

Työnantajalla on oikeus saada ja käyttää vain työtehtävään jo valitun työnhakijan tai työtehtäviä saman työnantajan palveluksessa vaihtavan työntekijän henkilöluottotietoja. Työnantajan oikeus saada ja käyttää työntekijän henkilöluottotietoja rajoittuu erityistä luotettavuutta edellyttäviin tehtäviin, kuten esim. jos työntekijän nimenomaisena tehtävänä on taloudellisesti merkittävien luottojen myöntäminen ja valvonta, tai työnantajan tai tämän asiakkaan omaisuuden vartiointiin liittyvät tehtävät.

Ammattiliittoon kuuluminen

Ammattiliiton jäsenyys on yksi erityisestä henkilötietoryhmistä, joita saa käsitellä ainoastaan silloin kun se on tarpeen oikeuksien ja velvoitteiden noudattamiseksi. Esimerkiksi palkasta automaattisesti vähennettävä jäsenmaksu.

Tekninen valvonta työpaikalla

Työnantaja saa toteuttaa työpaikalla kameravalvontaa tai työntekijöiden paikannusta vain henkilökohtaisen turvallisuuden, omaisuuden suojan tai tuotantoprosessien toiminnan valvomiseksi, ja näiden tilanteiden ennaltaehkäisemiseksi tai selvittämiseksi.

Kameravalvontaa ei pääsääntöisesti saa käyttää tietyn työntekijän tai tiettyjen työntekijöiden tarkkailuun työpaikalla. Kameravalvontaa voidaan kuitenkin kohdentaa tiettyyn työpisteeseen, jos tarkkailu on välttämätöntä esim. ilmeisen väkivallan uhan tai omaisuuteen kohdistuvien rikosten estämiseksi.

Kameravalvonta on kiellettyä henkilöstötiloissa, pukeutumistiloissa ja työntekijöiden wc-tiloissa, sekä henkilökohtaisissa työhuoneissa.

Työntekijöille on tiedotettava kameravalvonnan alkamisesta, toteuttamisesta ja siitä, miten ja missä tilanteissa tallenteita käytetään sekä kameroiden sijainnista, jos ne on kohdennettu työpisteisiin, joissa työskentelee työntekijöitä. Kameravalvonnasta on myös ilmoitettava näkyvällä tavalla siten, että siitä ilmenee, onko kysymys tallentavasta kameravalvonnasta vai ei.

Kameravalvonnan avulla saadut tallenteet on pääsääntöisesti hävitettävä heti, kun ne eivät ole tarpeen valvonnan tarkoituksen toteuttamiseksi ja viimeistään vuoden kuluessa. Henkilötietoja sisältävien tallenteiden käsittelyssä on noudatettava tietosuoja-asetusta ja siinä rekisterinpitäjälle säädettyjä velvoitteita.

Ennen sijaintitietojen käsittelyä työnantajan on tehtävä tietosuoja-asetuksen mukainen vaikutustenarviointi. 

Työntekijän tietojen julkaiseminen työnantajan nettisivuilla

Työnantaja voi ilman julkaista nettisivuillaan työntekijän työyhteystiedot ja kuvan ilman työntekijän suostumusta, jos julkaiseminen on perusteltua ja tarpeellista työnantajan toiminnan kannalta, Tällaisia tilanteita voi olla esimerkiksi, jos työtehtäviin kuulu olla tunnistettavissa ja saavutettavissa. Työntekijöillä on oikeus tietää mitä tarkoitusta varten heidän tietojaan on internetissä. 

Työntekijän sähköpostiviestien lukeminen 

Työnantajan on annettava mahdollisuus työntekijälle poissaolotilanteissa tai työsuhteen päättämistilanteissa joko käyttää automaattista poissaolovastausta, kääntää sähköpostit toiselle vastaanottajalle, tai antaa suostumus toiselle henkilölle oikeus sähköpostien vastaanottamiseen poissaoloaikana. Työnantajalla ei ole oikeutta tehdä näitä ohjauksia työntekijän sähköpostiin.

Työntekijällä ei ole velvollisuutta käyttää näitä tarjottuja mahdollisuuksia, ja jos hän ei näytä käytä, oikeuttaa se työnantajan hakemaan sähköpostiviestejä työntekijän henkilökohtaisesta sähköpostista, mutta vain tietyissä, tarkkaan määritellyissä tapauksissa. Siltikin työnantajalle kuuluvien sähköpostiviestien hakeminen ja avaaminen on hyvin rajattua ja työnantaja voi käyttää oikeuttaan viestien hakemiseen vain pääkäyttäjän avulla.

Viestien esille hakemisesta on myös annettava työntekijälle kirjallinen selvitys.

Haettavien viestien sisältö tulee myös olla sellaista, jotka ovat työnantajalle välttämätöntä tietoa liittyen neuvottelujen loppuun saattamiseksi, asiakkaiden palvelemiseksi tai toimintojensa turvaamiseksi.

Internet-selailun seuranta

Työnantajalla ei ole oikeutta kerätä ja katsella työntekijän Internet-selailusta kertyviä tunnistautumistietoja. Työntekijä ei myöskään voi antaa tähän pätevällä tavalla suostumusta. Toisaalta työnantaja voi päättää työpaikalle yleisiä sääntöjä, joilla rajataan internetissä surffailua, tai estetään pääsy joillekin sivuille.

Työntekijän terveydentila

Työnantajalla ei ole oikeutta kertoa sairauspoissaolosta tai sen syystä muille työntekijöille tai talon ulkopuolelle. Tämän sijaan on suositeltavaa, että poissaolotiedosta tiedotetaan muulla tavoin, esim. "poissa".

Työntekijän terveydentilaan koskevat tiedot ovat arkaluonteisia henkilötietoja, joita työnantaja saa käsitellä pääasiassa vain sairausajan palkan tai muiden terveydentilaan liittyvien etuuksien maksamiseksi sekä poissaolon perustellun syyn selvittämiseksi. Tai kuten työturvallisuus- ja työterveyslainsäädännössä, erikseen säädetään.

Tiedot (eli sairauspoissaolotodistus) on työntekijän itse toimitettava työnantajalle, tai jos työntekijän on antanut kirjallisen suostumuksen Työterveyshuollolle tietojen toimittamiseen.

Työntekijän terveydentilaa koskevia tietoja saavat käsitellä vain ne henkilöt, jotka valmistelevat tai tekevät niiden pohjalta päätöksiä tai panevat niitä täytäntöön.

Terveydentilaa koskevia tietoja on säilytettävä erillään muista työnantajan keräämistä henkilötiedoista. Terveydentilaa koskevat tiedot on poistettava rekisteristä välittömästi sen jälkeen, kun käsittelylle ei enää ole perustetta. Tietojen säilyttämistarvetta on arvioitava säännöllisesti, vähintään viiden vuoden välein, mutta TSV:n suositus säilytysajasta on kaksi vuotta.

Työnantaja saa koota rekisteriinsä tiedon työntekijän sairauspoissaolojen ajankohdista esimerkiksi palkanmaksujärjestelmää varten. Työnantaja ei kuitenkaan saa tallentaa rekisteriin lääkärintodistuksiin kirjattuja diagnooseja.

Henkilötiedot työsuhteen päättymisen jälkeen

Työntekijän sähköpostiviestien lukeminen 

Jos työntekijä on kuollut tai estynyt suorittamasta työtehtäviään eikä hänen suostumustaan voida saada, työnantajalla on oikeus hakea työnantajalle kuuluvia viestejä tietyin edellytyksin ja vain jos työntekijän hoitamia asioita ei saada muutoin selville. 

Työntekijän käytössä ollut puhelinnumero

Työntekijällä ei ole oikeutta vaatia omiin nimiinsä käytössään ollutta puhelinnumeroa numeroa eikä oikeutta vaatia sulkemaan liittymää. Työntekijä voi kuitenkin neuvotella työnantajan kanssa matkapuhelinnumeron mahdollisesta siirrosta tai sulkemisesta.

Lähteet:

Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 759/2004. https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2004/20040759#L7P21 

Tietosuojavaltuutetun toimisto, 2020. Työelämän tietosuojan käsikirja. https://tietosuoja.fi/documents/6927448/8214540/Ty%C3%B6el%C3%A4m%C3%A4n+tietosuojan+k%C3%A4sikirja+2020-+Tietosuojavaltuutetun+toimisto.pdf

Tietosuojavaltuutettu 23.1.2007. Työntekijän sähköposti ja matkapuhelin työsuhteen päättyessä. https://finlex.fi/fi/viranomaiset/tsv/2007/20070095