Pelisäännöt ja toimintatavat tulisi olla selkeitä kaikille. Etätyöhön siirryttäessä pelisäännöt ovat usein tarpeen määritellä uudelleen. Pelisääntöjen luomisessa on tärkeää yhteinen keskustelu, ja se että pelisäännöt sopivittaan yhdessä. Esimiehen ei tule vain päättää ja tiedottaa näistä tiimille. Tällöin yhteistyö jää kokonaan pois ja työntekijöiden sitoutuminen pelisääntöjen noudattamiseen on heikkoa. Kun pelisäännöt luodaan yhdessä, työntekijöille syntyy tunne siitä, että he ovat voineet vaikuttaa. Kun pelisäännöistä on luotu yhteinen näkemys, ja niistä on keskusteltu yhdessä, vältytään myös siltä, että ne tulkitaan eri tavalla.  

Vilkman on listannut seuraavat kysymykset etätyön pelisääntöjen luomista varten:

• "Missä tehtävissä ja millä edellytyksillä etätyö/virtuaalityö on mahdollista?
• Milloin ja miten esimiehen tulisi olla tavoitettavissa?
• Milloin ja miten työntekijöiden tulisi olla tavoitettavissa?
• Milloin kaikkien on oltava paikalla? Edellyttääkö paikallaolo fyysistä läsnäoloa?
• Mitä välineitä (puhelin/sähköposti/virtuaalikokoukset/pikaviestimet/sisäinen sosiaalinen media jne.) käytetään yhteistyön mahdollistamiseen ja miten?
• Miten todetaan, että työ on tehty? Miten seurataan työn etenemistä?
• Miten jaetaan yhdessä tietoa ilman, että se kuormittaa liikaa?"

Vikmanin (2016) mukaan etäjohtaminen on tulevaisuuden esimiehen ydinosaamista ja sen kulmakiviä ovat luottamus, arvostus, avoimuus, toimivat pelisäännöt, avoin vuorovaikutus ja yhteisöllisyys. TTK listaa etätyöjohtamisessa korostuvan näiden lisäksi myös työolojen terveellisyys ja turvallisuus, kuormittumisen ja työajan seuranta, työkyvyn tuki sekä työsuojelun yhteistoiminnan edellytysten luominen.

Luottamus on etä- ja virtuaalityöskentelyn suurin haaste. Luottamuksen rakentaminen työntekijän ja esimiehen välille on tärkeää ja sitä auttaa avoin ja runsas kommunikointi tiimin kanssa. On myös hyvä huomioida, että virtuaalisessa tiimissä luottamuksen rakentaminen voi kestää jopa neljä kertaa pidempään kuin perinteisessä työympäristössä. Kun työntekijä kokee, että häneen luotetaan, se synnyttää halun olla luottamuksen arvoinen, sekä lisää luottamusta organisaatioon ja sen johtoon. Etätyössä johtajien on välillä vaikea luottaa, että työn sujuvat myös silloin kun alaiset eivät toimistossa valvottavana. Esimiesten on etätyössä kyettävä luottamaan, että työt sujuvat myös etänä, ja arvioita riittävä valvonnan tason tarve ja miten työsuoritusta seurataan. 

Arvostus on asia, jota ilman yhteistyö ei toimi kunnolla. Työntekijälle on tärkeää kokea, että hänen työtään ja aikaansaannoksiaan arvostetaan. Tässä erityisesti sosiaalinen tuki työyhteisöltä ja esimieheltä on tärkeää. Arvostus on pieniä asioita arjessa, kuten tervehtyminen ja kysymisten kuuluminen, mielipiteiden kysyminen ja kuunteleminen sekä hyvästä työstä kiittäminen.

Avoimuus liittyy vuorovaikutukseen ja sen laatuun. Ilman avointa vuorovaikutusta yhteisöllisyys heikkenee. Avoimuus on läpinäkyvyyttä kaikessa toiminnassa, avointa kommunikointia, yhteistyötä ja päätöksentekoa. Avoimuutta lisää myös se, kun työntekijöille annetaan madollisuus vaikuttaa työtä koskeviin päätöksiin ja heidät mukaan työnsuunnitteluun. Avoimuuden puute saattaa hankaloittaa työn tekemistä ja sitä kautta laskee työssä viihtymistä ja motivaatiota. Avoimuus tarkoittaa myös sitä, että on lupa ottaa puheeksi vaikeitakin asioita ilman, että joutuu tyrmätyksi tai naurunlaiseksi.

Yhteistöllisyys luo hyvää ilmapiiriä ja me-henkeä, jotka ovat tärkeitä työssä viihtymisen ja työn tulosten kannalta. Etätyöskentelyssä yhteisöllisyyden luomiseen tulee kiinnittää erityisesti huomiota, sillä yhteisöllisuuden syntyminen on vaikeaa, kun ihmiset eivät kohtaa kasvotusten niin usein. Vähäinen vuorovaikutus etätyössä johtaa helposti siihen, että työntekijä tuntee itsenä eristyneeksi muusta joukosta. Yhteenkuulumattomuuden tunne heikentää viestintää, työntekijöiden moraalilla, organisaatioon sitoutumista ja tiimin koheesiota.

Jatkuva vuorovaikutus sitoo kaikki muut etätyön johtamisen kulmakivet yhteen, ja sitä tarvitaan näiden toteutumiseen. Vuorovaikutus on enemmän kuin pelkkää tiedottamista ja viestintää. Vuorovaikutus on vähintään kahden ihmisen välillä tapahtumaa toimintaa, jossa jaetaan ajatuksia, tietoa, kokemuksia sekä tunteista, ja rakennetaan näistä yhteisiä merkityksiä.

Luottamusta voidaan rakentaa selkeillä pelisäännöillä ja keskustelemalla avoimeksi toimintatavoista, työstä ja sen tekemisestä.

Etätyöhön suhtaudutaan edelleenkin joissain organisaatoissa negatiivisesti, vaikka koronapandemia onkin edistänyt etätyöskentelyä. Negatiivinen suhtautuminen johtuu Vilkmanin mukaan siitä, että pelätään etteivät työntekijät tee töitä ja että voiko heihin luottaa, kun he eivät ole jatkuvan valvonnan alla. Luottamus on sitä, ettei ole tarvetta varautua pahimpaan.

Aina silloin tällöin löytyy niitä, jotka käyttävät annettuja tilaisuuksia omaksi edukseen, mutta kannattaako näiden yksittäisten tapausten takia pilata motivaatio kaikilta muiltakin luomalla hirmuinen määrä sääntöjä ja määräyksiä? 

Työsuorituksen mittaaminen on esimiehen näkökulmasta tärkeää, jotta hän tietää missä mennään. Esimielelle voi olla tärkeää myös mitata tuloksia sekä projektin aikana että sen jälkeen. Sopimalla työntekijöiden kanssa välitavoitteita ja deadlineja sekä tekemällä säännöllisiä tilannekatsauksia pysytään kärryillä työn etenemisestä myös etätyössä.

Vilkmanin mukaan ajan mittaamisesta tulisi siirtyä tulosten mittaamiseen, sillä varsinkin tietotyössä on tärkeämpää se mitä saadaan aikaiseksi, kuin se kuinka paljon työpaikalla on vietetty aikaa. Suorittavan tason työssä tämä ei kuitenkaan ole aina mahdollista, varsinkin jos on oltava tietyssä paikassa tai tiettyyn aikaan saavutettavissa.

Loppujen lopuksi se, että työ tulee tehdyksi ja asetetut tavoitteet saavutetaan, on tärkeämpää kuin se, miten ja kenen määräysten mukaan työ tehdään.

Työntekijän stressin määrän seuraaminen

Etätyössä esimiehen on vaikeaa arvioida työntekijöiden työmäärää, etenkin tietotyössä. Työntekijöiden henkilökohtainen kysy priorisoida työtehtäviä ja keskittyä olennaiseen auttaa siihen millainen työntekijän kapasiteetti on suoriutua työstään. Jos työntekijä ei ole kovin hyvä hallitsemaan työtään tai työtapojaan kuormittuvat helposti. Samoin kuin työntekijät, jotka eivät tunne omia rajojaan, tai joille on vaikea sanoa ei, esimerkiksi epävarmassa työllisyystilanteessa.

Tiimin monimuotoisuuteen vaikuttavat ikä- ja sukupuolitekijät, sekä eri kansallisuudet ja kulttuuritausta. Monimuotoisessa tiimissä voi olla useita erilaisia käyttäytymis- ja vuorovaikutustyylejä sekä toiminta- ja vuorovaikutustyylejä tämä voi tehdä yhteistyöstä vaikeampaa, kun monimuotoisuuteen sopeutuminen vaatii enemmän aikaa kaikilta tiimin jäseniltä. Tässä tilanteessa tärkeää on toistensa tunteminen ja erilaisuuden hyväksyminen, jota esimies voi tukea ja edistää monin keinoin.

Piilevien ongelmien havaitseminen on etätyössä hankalaa. Tällaisia voivat olla esim. kateus, henkilöiden välille syntyneet ristiriidat, kiusaaminen, huhujen aiheuttamat erilaiset reaktiot ihmisissä, epäilykset siitä, kohdellaanko työntekijöitä tasapuolisesti, sekä motivaation lasku ja kyllästyminen nykyisiin tehtäviin. Myös alkoholinongelman ja muiden päihteiden käytön havaitseminen on vaikeaa. 

Sitouttaminen yritykseen ja yrityksen kulttuuriin on vahvasti sidoksissa yhteisöllisyyden kokemuksen kanssa. Sitouttaminen onnistuu vain, jos työntekijä samaistuu organisaation jäseneksi ja tuntee olevansa osa työyhteisöä. 

Työntekijän itsensä johtamisen taidot nousevat esiin etätyössä.Työntekijän itsenäisyys lisääntyy ja hänellä on mahdollisuus ottaa enemmän vastuuta. Tämä kuitenkin vaatii työntekijältä kykyä suunnitella itselleen vaatimuksia, seurata oman työn edistymistä ja tavoitteiden saavuttamista itsenäisesti. Yksilöllisen erot vaikuttavat siihen miten paljon vastuuta ja vapautta työntekijät kaipaavat. Toiset toivovat enemmän ohjausta ja tarkkoja neuvoja työn tekemiseen ja toiset arvostavat vapautta tehdä työt haluamallaan tavalla. Esimiehen on tärkeä varmistaa se, etteivät työntekijät jää ongelmiensa kanssa liian yksin.

Ulla Vilkman: Oman työn johtaminen etätyössä. Esitys on tallenne Unelmien työpäivä -webinaarista 5.10.2018.

Tiedonjakaminen, tiedonkulku ja viestintä on yleinen haaste ja varsinkin etäyössä siihen olisi kiinnitettävä huomiota ja toteuttaa se fiksusti. Toisaalta viestintää toivotaan enemmän, mutta toisaalta hukutaan tietotulvaan, joten sopivan balanssin ja oikeiden työkalujen käyttäminen on tärkeää.

Tärkeää on myös, että organisaation ylin johto oivaltaa viestinnän ja vuorovaikutuksen tärkeyden ja uuden roolin. Tehokas tiedon jakaminen tarkoittaa sitä, että kaikkien on ymmärrettävä, mikä tieto on merkityksellistä ja tärkeää ja kuka sitä kulloinkin tarvitsee. Ei siis kaikkea tietoa kaikille.

Tiedon tulisi kulkea organisaatiossa vaivatta alhaalta ylöspäin, ylhäältä alaspäin ja vertikaalisesti. Eli ei riitä, että kommunikointivälineet ovat kunnossa, vaan tiimin jäsenten on osallistuttava aktiivisesti tiedon jakamiseen sekä toisille tiimin jäsenille ja johdolle. 

Esimiehen tavoitettavuus on työntekijöiden näkökulmasta erityisen tärkeää. Jos esimieheltä ei saa työhön liittyvä tukea tai vastauksia järkevän ajan puitteissa, se turhauttaa ja laskee työntekijän motivaatiota. Myös työn kuormittavuus voin pahimmassa tapauksessa kasvaa, kun deadline lähestyy ja tarvittavaa apua tehtävistä suortumiseen on vaikea saada ajoissa.

Esimiehen hyvä olla helposti lähestyttävissä eri välineillä ja hänen on tärkeää luoda rento ja avoin keskusteluilmapiiri. Tämän aikaansaamiseksi tarvitaan myös epämuodollista viestintään työasioiden lisäksi.

Sopiminen 

On suositeltavaa tehdä etätyöstä aina kirjallinen sopimus riippumatta siitä, onko se jatkuvaa, säännöllistä vai satunnaista. Sopimuksessa on hyvä määritellä etätöiden määrä, aikataulu, kustannukset ja niiden jakautuminen, sopimuksen kesto, sekä työpaikalla yhdessä sovitut toimintatavat kuten tietoturva-asiat, sairauspoissaolokäytännöt ja työn tulosten seuranta. Lisäksi työturvallisuuslaki edellyttää, että etätyötä koskevista suunnitelmista neuvotellaan yhteistoimintalain, työehtosopimusten ja työpaikan käytännön mukaisesti asianomaisen työntekijän tai työntekijöiden edustajan kanssa.

Työajan seuranta

Työnantajan tulee seurata työaikaa myös etätyössä. Työkuormituksen välttämiseksi esimiesten on seurattava, että alaisten pitävät työaikalain mukaisen viikkolevon myös etätyössä, eli vähintään 35 tuntia kestävän keskeytymättömän vapaa-ajan. Virtuaalinen työssä myös viikonloppuna tehtävä työ on mahdollista laskea työajaksi, mutta työnantajalla ei ole velvollisuutta maksaa tästä ylityökorvausta. Viikonloppuna tehtävästä työstä ja sen korvaamisesta on hyvä sopia etätyösopimuksen yhteydessä.

Työvälineiden käyttö ja tietoturva

Etätyösopimuksessa on hyvä huomioida ja tarvittaessa määritellä etätyöpaikat myös tietoturvan vuoksi. Tietoturvasta huolehtiminen ja henkilökunnan opastaminen on tärkeää etätyössä, varsinkin jos työntekoon käytetään muita kuin työnantajan antamia työvälineitä. Tietokoneen on päivitettävä säännöllisesti, ja puhelimet, tietokoneet ja muut mahdolliset laitteet on suojattava salasanalla. Myöskään suojaamattomien verkkojen käyttäminen ei ole suositeltavaa.  

Työturvallisuus ja ergonomia

Työnantaja vastaa myös etätyöntyötekijöiden työterveydestä ja -turvallisuudesta. Etätyön johtamisessa on hyvä huomioida, että pakolliset, lakisääteiset työtapaturma- ja ammattitautivakuutukset eivät korvaa automaattisesti kaikkia etätyössä tapahtuneita vahinkoja. Etätyössä rajanveto siitä onko kyseessä työtapaturma, vai vapaa-ajan tapaturma ei ole aina yksinkertainen. Esimerkiksi jos tapaturma sattuu etätyöpäivän aikana ruokatauolla, sen katsotaan olevan vapaa-ajan tapaturma. Työntekijöiden vakuutusturvaa on hyvä täydentää vapaaehtoisella vapaa-ajan tapaturmavakuutuksella tai etätyövakuutuksella.

Etätyössä organisaatio voin antaa ohjeistusta työergonomiaan, työasentoihin ja taukoihin liittyen, mutta työergonomian huomioimisessa tulee korostaa työntekijöiden omaa vastuuta. Usein etätyöpisteen työvälineistä myös työntekijä vastaa itse. Etätyö voi hämärtää työajan ja yksityiselämän rajaa, ja tästä voi aiheutua haitallista kuormista. Etätyössä työnantajalla on rajalliset mahdollisuudet seurata kuormittumista, ja yksi keino tähän on työpäivien pituuden seuranta ja varmistaminen, että työntekijät pitävät lakisääteisen viikkolevon.

Etätyöhön siirryttäessä työterveyshuoltoa kannattaa konsultoida ja yhteistyössä voidaan kehittää työhyvinvoinnin seurantamalli, jossa virtuaalisen työympäristön ja etäjohtamisen erityispiirteet on otettu huomioon.